Congressen

Ook het organiseren van uw congres kunt u met een gerust hart aan ons overlaten.
Het Noordelijk Congres Bureau is een onderdeel van Noordelijk Evenementen Bureau en weet alles van het organiseren van uw congres.
Wij verzorgen de uitnodiging, het registratietraject, het vervoer, de locatie, de programmering, de audiovisuele middelen, het eten en drinken en eventuele overnachtingen.
U richt zich volledig op uw inhoudelijke programma.

Juist bij grote groepen maakt individuele gastvrijheid het verschil. Wij denken aan de details. Water voor de spreker. Bloemen. Vegetarische gerechten. Toegankelijkheid voor mindervaliden. Voldoende parkeerplaatsen. Als wij uw congres organiseren is het onze taak om elke congresbezoeker tevreden te stellen.

Verrassingen voorkomen

Vaak loopt het programma van een congres niet volgens de planning door weers- en verkeersstremmingen, een spreker heeft meer tijd nodig, of door een ingelast programmaonderdeel. Wij passen dan direct alle faciliteiten aan. Wij zijn ook alert op het melden van wegwerkzaamheden en nemen omleidingen op in de routebeschrijving.

Een congres goed geregeld, wij verzorgen het hele traject voor u:

Congresopzet
Communicatieadvies
Drukwerk
Uitnodigingstraject
Registratie van de deelnemers
Afhandelen van de betaling van deelnemers
Locatiescouting
Catering
Hostessservices tijdens het congres
Facilitaire organisatie
Logistieke organisatie
Gastsprekers, ludieke acts
Budgetbewaking / financiële administratie

Wat doet het Noordelijk Congres Bureau?

U bepaalt wat u zelf doet en wat u uitbesteedt aan ons. Uiteraard in goed overleg. Wij verzorgen desgewenst de coördinatie tussen alle betrokken partijen. U hebt één aanspreekpunt!

Concept, creatie & uitvoering

Meedenkende partner, projectbeheer/coördinatie, ondersteuning in acquisitie, advies, planning & inrichting van de locatie, meedenken/coördineren catering, audiovisuele ondersteuning, begeleiding van sprekers en dagvoorzitter, ondersteuning/uitvoering opzet informatiemarkt, benaderen en contracteren van entertainment, hostessondersteuning, hotelovernachtingen, vervoer.
Communicatie

Uitnodigingstraject, (eind)redactie van mailing, advertenties, programmaboek, ontwikkeling & onderhoud congreswebsite.
Documentatie

Drukwerk, brochures, congresmappen, congreskrant/special, verslaglegging, film, fotografie.
Secretariaat

Deelnemersregistratie, deelnemersbevestiging, badges, facturering, secretariaat met informatievoorziening voor deelnemers, sprekers en initiatiefnemer en evaluatie.
Op de congreslocatie

Regie en coördinatie, vast aanspreekpunt, ontvangst/begeleiding sprekers, deelnemers en gasten.
Nazorg

Afbouw van stands, nabespreking, evaluatieformulieren, dankbetuigingen sprekers, van deelnemers en gasten, follow-up voor een volgend event.

De klik

Wilt u een congres of bijeenkomst organiseren en het geheel of gedeeltelijk uitbesteden? De keuze voor het juiste congresbureau wordt grotendeels bepaald door uw gevoel.
Die klik is echter de belangrijkste factor. Bij een congres is er immers een intensief contact tussen opdrachtgever en congresbureau. Wij vinden het belangrijk dat u als opdrachtgever voelt dat alles onder controle is.

Wij hebben een flexibele opstelling. We steken de handen uit de mouwen. Wij voorzien u van deskundige advies. Wij streven ernaar dat u zonder zorgen naar het congres toe kunt leven. Tijdens het congres hoeft u zich alleen met uw gasten en het congres zelf bezig te houden.

Om te kijken of die klik er is, komen wij graag bij u langs.

Maatwerk

Het Noordelijk Congres Bureau levert maatwerk, afgestemd op uw specifieke wensen. De keuze is aan u. U bepaalt welke werkzaamheden u uitbesteedt.